Cofi Responde: Salvaguarda de Documentos no Serviço Social

Publicado em 12/06/2025

A nova Resolução CFESS nº 1.098/2025 estabelece orientações para a salvaguarda de documentos técnicos e documentos técnicos sigilosos do Serviço Social. A normativa detalha os procedimentos que devem ser adotados pelas e pelos assistentes sociais para garantir a preservação, integridade, segurança e confidencialidade dessas informações, tanto em formato físico quanto digital.

Veja, a seguir, as principais dúvidas respondidas pela Comissão de Orientação e Fiscalização (Cofi) do CRESS Minas.

1 – O que significa “salvaguarda de documentos” para a ou o assistente social, de acordo com a nova resolução?
Salvaguarda é o conjunto de medidas que visam garantir a integridade e a preservação de todos os documentos técnicos e sigilosos produzidos no exercício profissional. Isso inclui tanto os documentos físicos quanto os digitais, assegurando a confidencialidade e a segurança das informações.

2 – Qual a diferença entre “documentação técnica” e “documentação técnica sigilosa”?
A documentação técnica engloba todos os registros produzidos no dia a dia profissional que viabilizam a continuidade do Serviço Social e a defesa dos interesses das pessoas atendidas. Já a documentação técnica sigilosa são aqueles documentos e informações que, devido à natureza do seu conteúdo, devem ser de conhecimento restrito. A divulgação desses dados pode comprometer a imagem, a segurança, a intimidade ou outros direitos das pessoas atendidas, podendo expô-las a situações vexatórias ou de desproteção.

3 – Como a Resolução orienta a salvaguarda de documentos técnicos sigilosos físicos?
Para documentos físicos, a ou o assistente social deve indicar a menção “SIGILOSO” de forma destacada. Além disso, é essencial dispor de um espaço que garanta o sigilo para o armazenamento dessa documentação.

4 – Quais as diretrizes para a salvaguarda de documentos técnicos digitais e sigilosos?
Para documentos digitais, é fundamental adotar parâmetros mínimos de segurança da informação. Isso inclui:

• Restrição de acesso: somente pessoas autorizadas podem acessar;
• Controle e registro de pessoas autorizadas: saber quem acessou e quando;
• Proteção da privacidade dos dados pessoais: em conformidade com a LGPD;
• Uso de sinalética para identificação: indicar que o documento é sigiloso no sistema;
• Senhas individuais: o uso de senhas individuais e o não compartilhamento de credenciais são cruciais. A responsabilidade é compartilhada entre a assistente social ou o assistente social e a instituição.

5 – Em relação aos documentos físicos técnicos e sigilosos, como deve proceder a ou o assistente social quando for sair da instituição?
Ao sair da instituição, a/o assistente social deverá repassar toda a documentação técnica, sigilosa ou não, à/o assistente social que vier a substituí-la/o, mediante termo de repasse, assinado por ambos. Na impossibilidade de repasse direto para outra/o assistente social da mesma instituição, a documentação deverá ser lacrada pela/o assistente social, na presença de uma/o conselheira/o ou agente fiscal do CRESS, para somente vir a ser utilizada pela/o profissional substituta/o, quando será rompido o lacre, também na presença de representante do CRESS. Nos casos em que o comparecimento de representação CRESS não seja possível, a documentação física será lacrada pela/o assistente social a partir do Termo de Lacração emitido pelo CRESS da respectiva jurisdição. Após a lacração, a/o assistente social deverá remeter ao respectivo CRESS uma via do termo de lacração, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis.

6 – Qual o procedimento para o repasse de documentação técnica digital?
A profissional ou o profissional deverá conceder acesso nos sistemas informatizados à próxima assistente social que vier a lhe substituir, de forma que o procedimento fique devidamente registrado. Se não for possível o repasse direto, a profissional ou o profissional deve elaborar um termo que especifique a relação e o quantitativo de documentos sob sua guarda, encaminhando-o ao setor responsável da instituição, com notificação ao CRESS.

7 – Como proceder caso o Serviço Social seja extinto da instituição?
Os documentos técnicos sigilosos e não sigilosos devem ser transferidos para o Serviço Social de outra unidade, se houver. Na ausência, devem ser destinados a um setor ou unidade de arquivo que garanta a guarda adequada e o controle dos prazos, conforme a legislação. Nesse caso, a profissional ou o profissional deverá informar ao CRESS sobre a situação, enviando um relatório do material técnico e técnico sigiloso (digital ou físico) e os contatos da instituição.

8 – Quais as consequências do não cumprimento das diretrizes desta Resolução?
O não cumprimento dos procedimentos estabelecidos na Resolução pode levar à convocação da profissional ou do profissional pelo Setor de Orientação e Fiscalização (Sofi) e ou pela Comissão de Orientação e Fiscalização (Cofi) do CRESS para prestar elucidações. Conforme a gravidade, poderão ser adotadas as providências cabíveis de acordo com as normativas vigentes, o que pode incluir processos éticos.

9 – Quais outras mudanças devem ser destacadas nessa nova Resolução?

• Substituição do termo “lacração” por “salvaguarda de documentos técnicos”;
• Possibilidade de repasse de documentos técnicos para assistentes sociais de outra unidade, quando houver, no caso da extinção do Serviço Social na instituição;
• Inclusão de diretrizes para a proteção e salvaguarda de documentos digitais;
• Substituição do termo “material técnico” por “documento técnico”;
• Substituição do termo “usuário” por “pessoa”;
• Inclusão de modelos para aplicação dos procedimentos para salvaguarda e repasse de documentos técnicos e técnicos sigilosos.

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